Lieferanten-Onboarding/Offboarding

 

Der Prozess für das Supplier-Onboarding variiert je nach regulatorischen, gesetzlichen und/oder systemseitigen Anforderungen in den einzelnen Ländern. In der Regel kann Novelis während des Supplier-Onboarding-Prozesses die folgenden Unterlagen und Informationen anfordern:

  • Registrierungsformular
  • Lieferanten-Selbstbewertung
  • Lieferanten-Verhaltenskodex (unterzeichnet)
  • Geheimhaltungsvereinbarung (unterzeichnet)
  • Handelsregisterauszug des Unternehmens
  • Steuerregistrierungsformulare
  • Bankinformationen*
  • Qualitätsmanagement-Zertifizierung (IATF, ISO, RoHS)
  • MSDS (Materialsicherheitsdatenblatt)
  • Konfliktmineralien-Fragebogen/Bestätigung (unterzeichnet)
  • Allgemeine Geschäftsbedingungen
  • Electronic Funds Transfer (EFT) ist die standardmäßige Zahlungsmethode, die regional festgelegt wird. Novelis behält sich das Recht vor, für andere Zahlungsmethoden, wie z. B. einen Bankscheck, Transaktionsgebühren zu berechnen.
  • **Zusätzliche Dokumentation nach Bedarf

Für Lieferanten von Direktmaterialien und kritischen Verbrauchsmaterialien können zusätzliche Anforderungen bestehen. Beispiele für diese zusätzlichen Anforderungen sind:

  • Lieferanten- und Produktqualifizierungsprozesse
  • Anforderungen an das Leistungsmanagement
  • Innovation, die der Lieferkette einen Mehrwert verleiht, einschließlich neuer Ideen, Konzepte, Prozesse, Produkte usw.

Erwartungen an Lieferanten

Lieferanten werden erwartet, dem Coupa Supplier Portal (CSP) beizutreten, wenn Novelis dies anfordert. Das CSP ermöglicht es Lieferanten, für Bestell- und Rechnungstransaktionen direkt mit Novelis verbunden zu sein.

Das CSP ist ein hervorragendes Tool zur Prüfung Ihrer Bestellungen und ermöglicht es Ihnen, mit nur wenigen Klicks eine Rechnung an Novelis zu senden. Dadurch wird außerdem sichergestellt, dass Novelis eine korrekte Rechnung erhalten hat und den Prozess umgehend starten kann.

Qualifizierungs- und Genehmigungsprozess

  • Zusätzlich zur Teilnahme an der risikobasierten Lieferantenbewertung kann von Lieferanten verlangt werden, Muster einzureichen oder Beispielarbeiten zur Freigabe durch Mitarbeitende aus den Bereichen Engineering, Operations, Procurement oder Quality von Novelis durchzuführen. Um das erforderliche Produkt bzw. die erforderliche Dienstleistung zu beschaffen, müssen Lieferanten den auf dieser Seite beschriebenen Onboarding-Prozess befolgen.
  • Hinweis: Das Supplier-Onboarding ist erforderlich, damit Novelis das für Validierungstests benötigte Produkt oder die Dienstleistung beschaffen kann. Der Lieferant gilt erst dann als „freigegebener Lieferant“, wenn die zuständigen Funktionen den erfolgreichen Qualifizierungsprozess freigegeben haben.


Offboarding

Zur Einhaltung der Datenschutzanforderungen werden Lieferantendatensätze regelmäßig überprüft und aktualisiert und nach einem festgelegten Zeitraum der Inaktivität deaktiviert. Novelis Procurement hat die folgenden Regeln und Zeitpläne zur Deaktivierung von Lieferanten definiert:

  1. Jeder Lieferantenstammsatz, der 36 Monate lang keine Bestellung und/oder Rechnungs-/Zahlungsaktivität in ERP-Systemen aufwies, wird für die Verwendung bei Bestellungen und Zahlungen gesperrt. Personenbezogene Daten wie Namen, Kontaktdaten und Bankinformationen werden entweder aus dem Lieferantenstammsatz entfernt oder für normale Geschäftsanwender unsichtbar gemacht.
  2. Bei Bedarf ist eine Reaktivierung dieser Lieferantenstammsätze innerhalb von 12 Monaten nach der Sperrung möglich, erfordert jedoch eine Validierung der Datengenauigkeit über den Lieferantenstamm-Anforderungsprozess.
  3. Jeder Lieferantenstammsatz, der 48 Monate lang (36 + 12 Monate wie in Absatz I. und II. beschrieben) keine Bestellung und/oder Rechnungs-/Zahlungsaktivität aufwies, wird aus den ERP-Produktionssystemen gelöscht und über die definierten IT-Prozesse archiviert. Ausnahmen gelten für einige Kategorien, z. B. strategische CAPEX- oder kritische Ersatzteillieferanten.
  4. Die dauerhafte Löschung von Datensätzen erfolgt gemäß der Novelis-Richtlinie zur Dokumentenaufbewahrung. Regelmäßige Aktualisierungen von Daten in Qualitäts- oder Entwicklungsumgebungen werden durchgeführt, um diese Instanzen mit den Produktionssystemen synchron zu halten.